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Kurz gesagt: Ihr Mindest-Stundensatz ergibt sich aus (Wunsch-Einkommen + Betriebskosten + Vorsorge + Gewinnaufschlag) ÷ abrechenbare Stunden pro Jahr. Der häufigste Fehler: zu viele abrechenbare Stunden ansetzen. Realistisch sind oft nur 1.000 bis 1.300 Stunden im Jahr.
Die Formel für Ihren Stundensatz
Im Kern ist die Rechnung einfach. Sie müssen wissen, was Sie verdienen wollen, was Ihr Geschäft kostet — und wie viele Stunden Sie davon wirklich verkaufen können.
Stundensatz = (Wunsch-Einkommen + Betriebskosten + Vorsorge + Gewinnaufschlag) ÷ abrechenbare Stunden pro Jahr
Das Ergebnis ist ein Netto-Satz. Die Umsatzsteuer kommt später obendrauf und gehört dem Finanzamt. Die ganze Kunst liegt in zwei Zahlen: in den echten Kosten und in den realistisch abrechenbaren Stunden. Beide werden fast immer zu optimistisch geschätzt. Genau deshalb kalkulieren so viele Freelancer zu niedrig. Nehmen Sie sich für diese zwei Zahlen daher die meiste Zeit.
In 5 Schritten zum Stundensatz
So gehen Sie Schritt für Schritt vor. Wir rechnen das Beispiel direkt mit.
- Wunsch-Einkommen festlegen. Was wollen Sie pro Jahr verdienen? Im Beispiel: 50.000 Euro vor Steuer.
- Betriebskosten und Vorsorge addieren. Krankenversicherung, Altersvorsorge, Büro, Hardware, Software, Versicherungen und Weiterbildung. Im Beispiel rund 17.000 Euro im Jahr.
- Abrechenbare Stunden bestimmen. Nicht jede Arbeitsstunde ist verkaufbar. Im Beispiel rechnen wir mit 1.000 Stunden.
- Gewinnaufschlag draufrechnen. Ein Puffer von 15 bis 20 Prozent deckt Risiko, Auftragsflauten und Investitionen.
- Teilen. Summe durch abrechenbare Stunden — das ergibt Ihren Mindest-Stundensatz.
Rechenbeispiel: 50.000 Euro Wunsch-Einkommen + 17.000 Euro Kosten = 67.000 Euro. Geteilt durch 1.000 abrechenbare Stunden ergibt 67 Euro. Plus 20 Prozent Gewinnaufschlag: rund 80 Euro pro Stunde netto.
Die Lehre daraus: Wer 50.000 Euro verdienen will, braucht nicht 28 Euro pro Stunde (50.000 geteilt durch 1.760), sondern fast das Dreifache. Schuld sind die Kosten und die niedrige Auslastung.
Wie viele Stunden können Sie wirklich abrechnen?
Das ist der wichtigste und am meisten unterschätzte Hebel. Von 365 Tagen bleiben nach Wochenenden, Feiertagen, Urlaub und Krankheit rund 220 Arbeitstage. Mal acht Stunden sind das etwa 1.760 Stunden im Jahr.
Davon ist aber nur ein Teil fakturierbar. Akquise, Angebote, Buchhaltung, Steuertermine und Weiterbildung kosten Zeit, die niemand bezahlt.
Realistisch sind 50 bis 60 Prozent Auslastung — also oft nur 1.000 bis 1.300 abrechenbare Stunden. Führen Sie am besten ein paar Wochen lang ein einfaches Zeitprotokoll. So sehen Sie schwarz auf weiß, wie viele Stunden wirklich beim Kunden landen. Diese Tabelle zeigt, wie stark die Auslastung Ihren nötigen Satz verändert (bei 67.000 Euro Zielsumme):
| Auslastung | Abrechenbare Stunden | Nötiger Stundensatz |
|---|---|---|
| 50 % | 880 h | 76 € |
| 60 % | 1.056 h | 63 € |
| 70 % | 1.232 h | 54 € |
Wer mit voller Auslastung kalkuliert, rechnet sich arm. Planen Sie lieber defensiv.
Was verlangen Freelancer 2026?
Zur Orientierung helfen Marktdaten. Der Freelancer-Kompass erhebt jährlich die Stundensätze im DACH-Raum. 2025 lag der Schnitt bei rund 104 Euro — der dritte Anstieg in Folge. Die Erfahrung zählt dabei stark: Einsteiger mit unter fünf Jahren liegen oft bei rund 83 Euro, sehr erfahrene Freelancer bei über 107 Euro.
| Tätigkeitsfeld | Ø Stundensatz 2026 |
|---|---|
| SAP-Beratung | ~117 € |
| IT-Freelancer | ~105 € |
| Durchschnitt alle | ~104 € |
| Grafik / Content / Marketing | ~82 € |
Wichtig ist die Marktlage dahinter: Über die Hälfte der Befragten berichtet 2025 von zu wenig Projekten. Hohe Durchschnittssätze und unsichere Auslastung gehen also zusammen. Genau deshalb ist eine defensive Kalkulation klug.
Was bleibt netto übrig?
Der Stundensatz ist nicht Ihr Gewinn. Steuern und Sozialabgaben gehen noch ab. Anders als Angestellte zahlen Sie den vollen Beitrag selbst — ohne Arbeitgeber-Hälfte.
Die freiwillige gesetzliche Krankenversicherung kostet 2026 mindestens rund 278 Euro im Monat, auch bei wenig Einkommen. Für die Einkommensteuer sollten Sie 30 bis 40 Prozent des Gewinns zurücklegen.
Wer pflichtversichert ist oder freiwillig vorsorgt, plant zusätzlich für die Rente. Welche Berufsgruppen rentenpflichtig sind, erklärt die Deutsche Rentenversicherung. Faustregel: Von 80 Euro Stundensatz bleiben nach allen Abzügen oft nur 40 bis 50 Euro echtes Netto.
Planen Sie die Altersvorsorge bewusst ein. Empfohlen werden 10 bis 15 Prozent Ihres Einkommens, weil niemand die Arbeitgeber-Hälfte für Sie zahlt. Wer das in den ersten Jahren vergisst, kalkuliert zwar günstig — riskiert aber später eine Lücke. Rechnen Sie die Vorsorge deshalb von Anfang an in Ihren Satz ein.
KSK: Wie die Künstlersozialkasse Ihren Satz senkt
Arbeiten Sie kreativ oder publizistisch — etwa als Designer, Texterin, Fotograf oder Journalistin? Dann kann die Künstlersozialkasse (KSK) Ihre Kalkulation spürbar entlasten.
KSK-Versicherte zahlen nur etwa die Hälfte ihrer Sozialbeiträge selbst, den Rest tragen Auftraggeber-Abgabe und Bundeszuschuss. Das senkt die Vorsorgekosten, die Sie in den Stundensatz einrechnen müssen. Versicherungspflicht besteht ab 3.900 Euro Jahresgewinn. Für Freiberufler ohne KSK gilt: volle Beiträge selbst tragen — also höher kalkulieren.
Häufige Fallstricke bei der Kalkulation
- Angestellten-Brutto eins zu eins ansetzen: Der fehlende Arbeitgeberanteil und unbezahlte Zeiten werden vergessen.
- Auslastung zu hoch schätzen: Wer mit 1.760 statt 1.000 Stunden rechnet, kalkuliert strukturell zu niedrig.
- Steuern und KV-Beitrag vergessen: 30 bis 40 Prozent Steuern plus voller Krankenkassenbeitrag fehlen sonst.
- Kein Puffer: Ohne Gewinnaufschlag gibt es keine Reserve für Auftragsflauten.
- Dumping zum Einstieg: Ein zu niedriger Satz lässt sich später kaum anheben.
- Umsatzsteuer mit Gewinn verwechseln: Die 19 Prozent gehören dem Finanzamt, nicht Ihnen.
Zu niedriger Satz? Vorsicht Scheinselbstständigkeit
Ein auffällig niedriger Stundensatz bei nur einem Auftraggeber ist ein Warnsignal. Er kann ein Indiz für Scheinselbstständigkeit sein — mit dem Risiko hoher Beitragsnachzahlungen. Wie Sie die Anzeichen früh erkennen, lesen Sie unter Scheinselbstständigkeit erkennen. Ob ein Werk- oder Dienstvertrag passt, hängt davon ab, ob Sie einen Erfolg oder eine Tätigkeit schulden.
Stundensatz verhandeln und erhöhen
Rechtfertigen Sie Ihren Preis nicht — erklären Sie Ihren Nutzen. Zeigen Sie Referenzen und lenken Sie das Gespräch von den Kosten auf das Ergebnis.
Bei Bestandskunden kündigen Sie Erhöhungen früh und schriftlich an. Eine Preisanpassungsklausel im Vertrag macht spätere Anpassungen einfacher. Prüfen Sie Ihren Satz mindestens einmal im Jahr und passen Sie ihn an Inflation und gestiegene Erfahrung an. Wichtig ist außerdem ein klares Zahlungsziel — sonst gilt nur die gesetzliche Frist.